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Rede de Gestores e Organizações do Terceiro Setor

Gerenciando os riscos de um projeto

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(*) Nélson Rosamilha

Gerência de riscos é uma das áreas de gerenciamento de projetos mais ignorada e, para alguns gestores, a tarefa mais entediante de se fazer. Por que tantos gerentes de projetos falham na gestão de riscos, ou melhor, não gerenciam os riscos dos seus projetos ? Não sei…. Mas, com certeza, gerir o risco do projeto e seu caminho crítico são atividades essênciais. A recomendação para o gerente de projetos é manter um registro dos riscos. Deste modo, voce sempre se lembrará de discuti-los com sua equipe. Assegure-se que este tema seja incluido na sua agenda de encontros periódicos com a equipe para discutir o projeto.

A decisão é sua, mas vou listar abaixo apenas alguns benefícios que voce pode entregar para sua empresa, registrando e controlando os riscos do projeto.

1 – Planejamento
Ajuda você a agendar atividades na ordem mais apropriada, pois os riscos precisam de ações para serem tratados – por exemplo, mitigação; como consequência voce terá de levar isso em conta quando planejar as tarefas para a sua equipe – não espere que a equipe faça suas tarefas “normais’ do projeto e muito menos atividades de mitigação de riscos.
Use seu registro de riscos para identificar as ações mitigadoras e sua ferramenta de controle de cronograma (e de agenda), de modo que você tenha um quadro completo do trabalho necessário a ser executado pela equipe (visão do todo).

2 – Priorização
Uma das grandes funções de um registro de riscos é capturar todos os riscos para o projeto, centralizando-os em apenas um lugar (o famoso repositório de dados).Isso é ótimo, mas é necessário priorizar estes riscos. Quais riscos lhe causariam mais problemas no projeto? Liste seus riscos em ordem de prioridade, para que você saiba quais focar antes.Quanto mais longos os riscos do projeto, maior a chance deles interromperem o projeto de alguma maneira!
Lembre-se, riscos vêm e vão, e o “Murphy” sempre vem junto. Então, quando um risco tiver passado, tire-o do registro ou, pelo menos, marque-o como “fechado”. Isso permite que você foque os riscos que ainda representam uma ameaça – não gaste seu tempo priorizando ações que direcionem coisas que já passaram.

3 – Ajuda (ou prejudica) o seu orçamento
Suas ações mitigadoras estão sujeitas a causar gastos ou trazer novas oportunidades, mesmo que seja apenas o custo do trabalho em equipe do projeto. Olhe para o seu registro de riscos e trabalhe pensando em quanto custará gerenciar cada risco efetivamente. Então, você poderáe adicionar esses custos ao seu orçamento do projeto.
Obviamente, você pode achar muito caro gerenciar todos os riscos do jeito que você deseja. É onde a sua atividade de priorização entra. Distribua todos os seus fundos disponíveis para os riscos de maior prioridade.
Veja se você pode identificar um risco positivo também, e aqui surge a oportunidade ! Esses são riscos que não causam problemas, mas trazem benefícios, como uma receita adicional que pode recuperar ou aumentar a margem de seu projeto, ou antecipar uma entrega.
É por isto que nós quando gerenciamos riscos em projetos temos que continuamente lembrar que devemos buscar oportunidades de ganho!

4 – Quem faz o quê e quando
Outra característica do registro de riscos é assinalar um dono para o risco. Alguém deve ter a responsabilidade por gerenciar os riscos, mesmo que não faça todo o trabalho sozinho. Além de ser uma ótima oportunidade para um membro mais novo da equipe subir um degrau em sua responsabilidade e sentir-se reconhecido.
Aproveite a famosa ferramenta de liderança e delegue, se você puder. Tenha certeza de que todos os seus riscos tenham um dono assinalado. Isto vai lhe ajudar a acompanhar o progresso do risco e fazer com que as pessoas tornem-se responsáveis pelo risco assinalado.

5 – Melhor gerenciamento do projeto
Riscos são inerentes em todos os projetos e quando voce os gerencia corretamente eles passam a trabalhar proativamente em benefício do projeto e da empresa. Com visão antecipada do problema, voce terá a chance de trabalhar com antecedência junto com a equipe, aumentando as chances de sucesso do projeto e evitando as frases/desculpas: “Eu não sabia”, “Ninguém me avisou” ou “Projeto Kinder-Ovo, sempre vem com uma surpresa junto”.

Não é minha intenção aqui, falar sobre os processos de gerenciamento de riscos do PMBOK(r), Prince 2 oo ISO31000 mas sim, alertá-lo sobre os pontos acima e recomendar alguns pontos adicionais:
– Discuta os riscos com sua equipe, eles podem ter visão técnica melhor do que você;
– Faça com que este tema seja tópico de sua agenda de reuniões (e siga a pauta);
– Leve consigo, para as reuniões de comitê, os riscos principais do projeto e apresente seu plano de respostas.

Todo gerente de projetos deve correr riscos, mas faça isto com método e segurança, e lembre-se: grandes quedas foram tentativas de grandes saltos. Somente os medíocres não correm o risco de cair.

(*) Nelson J. Rosamilha é formado em processamento de Dados pela Universidade Mackenzie, possui pós-graduação em Administração de Empresas pela FAAP, MBA em Gerência de Telecomunicações pela FAAP/Pen State University , Gestão de projetos pela Amdocs Business School de Tel-Aviv /Israel e formação em Seis Sigma Black Belt pela QSP, certificação PMP e Prince2 Practitioner. Nos últimos 23 anos, atua em tecnologia de informação e, nos últimos 15, em gerências de projetos de BSS e OSS em empresas de telecomunicações no Brasil e no Exterior. Atualmente, exerce a função de Diretor de Projetos na IBM, leciona Gestão de Projetos e Excelência Operacional em cursos de Pós-Graduação pela Universidade São Judas Tadeu. No PMI-SP, foi diretor de Filiação, e, no PMI-EUA Regional, diretor do SIG TI&Telecom para a América Latina.

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